Performans Yönetimi (2)
26.05.2022 | Özge Soysal
gembaakademi.com
K.P.I ( Key Performance Indicator )
Performans yönetimi; bir şirket ve organizasyonun, en yüksek verimliliği elde etmesi için tasarlanmış, kurum performansı, bölüm performansı ve çalışan performansı olarak üç boyutlu incelenen bir çatı kavramdır.
Bölüm performansını ve çalışan performansını sağlıklı bir şekilde yapabilmemiz için kurumsal performans yönetiminin yöntemlerini de titizlikle uygulamamız gerekir.
Şirket stratejilerini, uygulamaya almayı sağlayan ve operasyonel olarak yönetilebilir hale getiren “Balance Score Card” (Kurumsal Karne) ile başladığım performans yönetimi yazı dizisine, “Kurumsal Performans Yönetimi”’nin dünyada uygulanan, 3 ana yönteminden biri olan Anahtar Performans Göstergesi konusu ile devam ediyorum.
Söz konusu kavram literatürde “Key Performance Indıcator” ( K.P.I ) olarak geçer.
Temel performans göstergesi ya da anahtar performans ölçütü gibi farklı isimlerle de bilinen ve son zamanlarda şirketler tarafından çok daha sık bir şekilde başvurulan K.P.I, oldukça verimli ve sonuç odaklı bir ölçüm değeridir.
Performans göstergeleri, belirlenen hedeflere ne ölçüde ulaşıldığının ortaya konulmasında kullanılır.
K.P.I sayesinde temel iş hedeflerine ne kadar yaklaşıldığı, sonucun ne kadar başarılı olduğu, belli ölçümler eşliğinde ortaya çıkarılır. Bir anlamda yapılan hizmetlerin ve girişilen projelerin sağlaması yapılır.
Elbette şirketler bunları kendi içlerinde farklı yöntemlerle de ölçebilir; ancak K.P.I’ın %100’e yakın analizler yapması ve objektif bir yerden bakması, onu daha cazip ve güvenilir bir seçenek haline getiriyor.
Kurumsal performans yönetimi yaparken, şirketin performansını iyileştirmek amacıyla yararlanılan Anahtar Performans Göstergesi ( K.P.I ), belirlenen hedefler doğrultusunda şirketin o andaki performans durumunu ölçer.
Başarıyı ölçmek ve nicelik kazandırmak onu netleştirmek ve sadeleştirmek açısından gerçekten çok önemlidir. İşte burada anahtar performans göstergeleri ( K.P.I ) devreye girer ve çok işimize yarar.
Anahtar Performans Göstergeleri ( K.P.I ); şirketlerin proje, kampanya veya hizmetlerinde yakaladıkları başarı düzeyini tarafsız ve doğru ölçen son derece güvenilir bir ölçüttür.
K.P.I’ların; bahsi geçen alanda, çok önemli bazı noktaları ölçmesi gerekliliği, ölçülebilir, karşılaştırılabilir ve kanıtlanabilir olması gibi bazı özellikleri vardır.
K.P.I, işletmenin performansının, sürecin, çalışanların başarılı olup olmadıklarının; neden ve nasılları ile gözlemlenmesini sağlayan bir yöntemdir.
Peki bu performans yönetiminin işleyişi nasıl olur?
Öncelikle kurumsal performansın üst yönetim tarafından tanımlanmış olması lazım.
Yapılan işle ilgili tüm girdi ve çıktılar temel iş modeline (iş süreci, stratejiler, hedef piyasa, alt yapı vb. işletmenin temel yönleri) uygun biçimlerde kayıt altına alınmalıdırlar.
*İşiniz ile ilgili veri eksikliği K.P.I’ların analizini zayıflatır.
Doğru verilerin doğru şekillerde kayıt altına alınması için ise doğru iş modeli seçilmelidir.
İş süreçleri doğru planlanmalıdır.
K.P.I analizini güçlendiren en önemli etmen kuşkusuz süreç analizinin yapılmış olmasıdır.
Şirketin üst düzey yöneticisinin, üzerine düşen en önemli görev; performansı ölçme noktasında hedeflediği durumu belirterek, kurumun başarı göstergelerini oluşturmaktır. Özellikle mümkünse sayısal olarak bölüm yöneticilerine sade bir şekilde bunu yansıtarak somutlaştırmalıdır.
Örneğin; 2023’te şirket olarak amacımız nedir? Bu amacımızı gerçekleştirdiğimizi hangi hedeflerle anlayacağız?
Organizasyonda üst düzey yönetici, ekibiyle birlikte şirketin yıllık amaçlarını, performans göstergelerini tanımlamalı.
Mesela en klasik performans göstergeleri; ciro, gelir artış oranı, karlılık, büyüme oranı, üretimde çeşitli verimlilik oranları vb.’dir. Özellikle bunlar küçük işletmelerde şirketin genel durumuna ilişkin güvenilir göstergelerdir ve bununla birlikte daha aydınlatıcı içgörüler için dünyada sık kullanılan kurumsal performans ölçümlenme yöntemlerinden olan, K.P.I’ların hassasiyetle tanımlanması gerekir.
Varsayalım ki söz konusu kurumsal performans göstergeleri belli oldu. Genel müdür, bölüm yöneticilerine; kurumun başarısını söz konusu başarı göstergeleri ile (Ör. ciro, karlılık, gelir artış oranı, büyüme oranı vb.) sağlamayı taahhüt etti.
Bu ana göstergeleri besleyecek alt göstergeler de bölümlerden gelir.”
Örneğin, Bir üretim bölümü için; üretimde verilen fire, işçi verimliliği, makine verimliliği, bakım-duruş, enerji verimliliği vb. bunlar üretimin iyi işleyip işlemediğinin, verimliliğin temel göstergeleridir.
Ya da satış bölümü; belirlenen bir ciro, karlılık hedefi varsa bunu, örneğin satışlarını %20 arttırarak ya da karlı olduğunu düşündükleri bir pazara giriş yaparak gerçekleştirmek vb. yoluyla yerine getirir. İşte bunlar ana başarı göstergelerini tutturacak anahtar başarı göstergeleridir. ( K.P.I ) Bölüm yöneticilerinin bunları oluşturması ve üst düzey yöneticiye taahhüt etmesi gerekiyor.
Özellikle bunu sayısal hedeflerle ortaya koymak daha anlamlıdır. Ve sayısal çalışmakta olan; üretim, satış, satınalma vb. bölümler bunu rahatlıkla oluşturabilmektedir.
Kurumsal performans yönetiminde; bu sayısal hedeflerin tanımlanması için Anahtar Başarı Göstergesi yöntemini (K.P.I) uygulayarak değerlendirme yapmak, pek tabii ki şirketteki iş süreçlerinin, süreç göstergelerinin tanımlanmış olmasına bağlıdır. Bu konudan direkt olarak insan kaynakları bölümü sorumlu olmamakla birlikte bölüm yöneticilerinin de konuyla ilgili (süreç göstergeleri ile ilgili) yönetsel atalete düşmemesi, performans yönetimi açısından mühimdir.
Bölüm performanslarında süreç yönetimi ve ölçümlemesi konusunda sorun yaşandığına sıklıkla rastlanmaktadır. Aslında bunun için de Kurumsal Kaynak Planlaması anlamına gelen ERP (Enterprise Resource Planning ) yazılımların kurulmuş olması, süreçlere dair pek çok göstergenin rahatlıkla raporlanmasını sağlayarak akışın sağlıklı yapılmasına yardımcı olmaktadır.
Şirketimiz için anahtar performans göstergeleri oluşturmak, büyük çaplı stratejilere ne şekilde ulaşmanız gerektiğine dair veriler sunar.
K.P.I oluştururken hedeflerin akıllıca olmasına dikkat etmeliyiz. Yani;
Specific (Açık),
Measurable (Ölçülebilir),
Attainable (Ulaşılabilir),
Relevant (İlgili) ve
Time-bound (Zaman Sınırlı) sözcüklerinin bir araya getirilmesiyle oluşturulmuş SMART hedefler şeklinde olmasına özen göstermeliyiz.
SMART hedefleri K.P.I’ larımızı tanımlamak için aşağıdaki gibi kullanabilirsiniz.
- Specific (Açık). Başarmak istediğimiz hedef konusunda açık olmak.
- Measurable (Ölçülebilir). Projemizin performansını izlemeyi kolaylaştıracak ölçülebilir ölçümler kullanmak.
- Attainable (Ulaşılabilir). Hedeflerimizin gerçekçi olduğundan emin olmalıyız. Boş vaatler cazip olabilir ancak ulaşabileceğimiz kilometre taşları belirlemeliyiz.
- Relevant (İlgili). Ölçümlerimiz projemizle ilgili mi? Beklenen hedeflerimizi tanımladıysak K.P.I’ların ilgili olup olmadığını belirlemek daha kolaydır.
- Time-bound (Zaman Sınırlı). Bir zaman aralığı belirlememiz yerinde olur. Ana hatları ve kilometre taşlarını ayarlayabilmek için bir başlangıç ve bitiş tarihi belirlemeliyiz. Bu ayarlanan aralık mevsim, göç, ürün sunumları ve benzeri konularda karar almamızı da kolaylaştırır.
Anahtar Başarı Göstergeleri’ni işimizin takibini yapmak için bir araç olarak kullanırız.
Elde ettiğimiz verilerle daha net bilgilere ulaşmak suretiyle de “şirket performansımızı” sağlıklı bir biçimde ölçmemiz mümkün olur.
Bu arada belirlenen hedeflere giden süreçte başarılı olabilmek için bu kurumsal performans hedeflerinin özelleştirilmesi de ihmal edilmemelidir.
Her işletmenin, sektörün, departmanın, hatta bireyin farklı bir K.P.I havuzu vardır. Çünkü bu göstergelerin ölçümü, içinde bulundukları koşullara ve senaryolara göre değerlendirilir.
Her sektör, hatta her bölüm için ayrı ayrı K.P.I’lar tanımlanmalıdır. Örneğin muhasebe bölümü ve pazarlama bölümleri için farklı K.P.I’lar söz konusudur.
Her sektörün, her bölümün, kendine göre dinamikleri, buna bağlı olarak da başarı hedeflerinin farklı olduğu, anahtar performans göstergelerinin çok çeşitli ve koşullara göre değiştiği, hedefler doğrultusunda belirlendiği ve bazılarının dönemsel olabileceği unutulmamalıdır.
Aşağıdaki tabloda bazı K.P.I örnekleri yer almaktadır.
Bütün iş süreçlerinin takip edilebilir ve ölçümlenebilir olması ideali üzerinden şirketlerimizi çalıştırırız. Dolayısıyla tüm iş süreçlerinin birçok göstergesi vardır.
Şirketimizdeki departmanların kendi içerisinde de farklı Performans Göstergeleri söz konusudur.
Örneğin, İnsan Kaynakları Departmanında “Seçme – Yerleştirme Süreci” Göstergeleri
- Kaç Kanal Üzerinden Aday Arıyoruz?
- Kaç Adayla Görüşüldü?
- Yetkinlik Karşılama Oranı
- Pozisyonu Kapatma Süresi
- Süreç Maliyeti
- Teklif Kabul Oranı
- Yeni Çalışanın İlk 6 Ay Kuruma Bağlılığı şeklinde ise; bu göstergelerden bazıları anahtar niteliğindedir.
K.P.I’lar her kurumun öncelikleri çerçevesinde değişebilir.
Performans ölçümü ve değerlendirmelerde K.P.I. sonucu çıkan değerlere göre bir yorumlama yaparak yeni bir K.P.I belirlenebilir veya mevcut KPI revize edilebilir.
Ref. Key Performance Indicators – Bernard Marr, İpek Aral-Kaynağım İnsan
Performans Yönetimi (1) makalesine bu linkten ulaşabilirsiniz
Performans Yönetimi (3) makalesine bu linkten ulaşabilirsiniz