Zaman Yönetimi

19.01.2020 | Özge Soysal
gembaakademi.com

Zaman Yönetimi

Yeterli zamanımız hep vardır, yeter ki doğru kullanalım. Wolfgang Van Goethe
Yaşam bir mozaik gibidir, sadece uzaktan bakıldığında uyumlu bir resim gibi görünür. Ne kadar yakından bakılırsa, o kadar çok ayrıntı ve engebe öne çıkar. Çatlaklar belirginleşir.
Her an, yaşamı oluşturan bir mozaik taşıdır –açık ya da koyu renkli, parlak ya da mat, altın sarısı ya da kapkara. Nasıl ki bir mozaiğe uzaktan baktığımızda ustalıkla döşenmiş taşlarını çok nadiren görürsek, her şeyi borçlu olduğumuz bir an’ı da aynı şekilde fark etmeyiz. Yaşam denilen şey sayısız anların toplamından ibarettir değil mi?

Zaman sadece bir yanılsama mıdır? Var mıdır? Biz mi zamanın içindeyiz yoksa zaman mı bizim içimize hükümdarlık kurmuştur.

“Zaman zıvanadan çıktı.” demiş William Shakespeare

Zaman neden geçiyor? Ezelden beri bu konuya kafa yoran insanlar olmuş.
Bu sorunu ilk tanımlayanlardan biri de M.Ö. beşinci yüzyılda yaşamış Anadolulu filozof Herakleitos olmuş: “Aynı ırmağa iki kez girilmez. “

Ne de olsa hep farklı sular akmaktadır. Herakleitos’a göre zamanın akıp geçmesini de etrafımızdaki şeyler değiştiği için yaşarız. Herakleitos bu cümlesiyle, bugün bile zihnimizde yerleşmiş bir imgeyi belirtmiştir. Zaman akar.

Peki,
Biz bu akıp geçen, bazen keyif bazen keder veren zamanla nasıl başa çıkacağız?
İçinde savrulup gitmeden, heba etmeden en güzel anlarımızı nasıl yöneteceğiz zamanı?

Belki de bunu gözümüzde o kadar da büyütmemeliyiz. Zira zamanın ritmi içimizde çarpar.
Ancak tabii ki çook eskiden olduğu gibi günümüzde de bu lükse pek az insan sahip mesela sanatçılar, sporcular vb.

İnsanlar endüstrileşmeye kadar günlerini güneşe göre ayarlıyorlarmış, sonra kart basma saatinin egemenliği başlamış. Yine de sanatçılar, profesörler ve aristokratlar bu egemenliğin dışında kalabilmişler. Kendi ritmine göre yaşayabilme özgürlüğüne bir tek onlar sahiplermiş. Tabi bu durum haliyle onların üretkenliğine yarıyormuş. Örneğin, Goethe sabah beşten önce çalışmaya başlıyormuş. Buna karşılık Albert Einstein tam bir uykucuymuş.
Biliyorsunuz dünyada giderek artan bir trend var; giderek daha çok insan kazancını evde, dizüstü bilgisayarlarla çalışarak elde ediyor; artık işlerini ne zaman yapacaklarını soran bir şefleri yok. Örneğin Almanya’da bugün her iki çalışandan biri, işe ne zaman gelip ne zaman gideceğini büyük ölçüde kendisi belirliyor. Wolkswagen gibi büyük işletmeler bile kendi çıkarları gereği, çalışanların iç saatlerini giderek daha fazla dikkate alıyorlar.

Nörobiyoloji alanındaki yeni bulgular; sürekli bir telaş içinde olmanın özellikle sinsi bir tehlike olduğunu, çünkü zaman baskısının kendi kendini beslediğini gösteriyormuş. Yani hemen bir kısır döngü ortaya çıkıyor. İşlerini zamanında yapamama korkusu da bir kez ortaya çıkıp baskın olduğunda, O stresli kişi büyük resmi kaybediyor. Zaman kıtlığı duygusu yaşamak, adeta geleceğe bakışı miyop kılıyor. Kendimizi “olayları şekillendirmek yerine” onların ardından koşarken buluveriyoruz.

Bu sorunu ortadan kaldırmak; planlama yapmak, takvimler, organize olmak şeklinde çözülebilir elbette… Beden duyumu, bellek ve gelecek planları yapma yetisi, duygular ve kişisel farkındalık gibi beyin fonksiyonlarımızın hepsinin, zaman yönetimi yapmada oldukça etkili olduğu bir gerçek. Bilinçli bir şekilde zaman yaşantımızı örgütleyebilirsek. Geçmiş ve gelecek arasında iyi bir muhakeme yaparak bugünü en verimli şekilde kotarabiliriz.

Yine nörobiyoloji alanındaki bazı bulgular; dakikaların ve saatlerin akışını algılamamızı sağlayan kimi dürtülerin doğuştan geldiğini ve diğerlerini de sonradan öğrendiğimizi gösteriyor. Beynin işleyişini doğa belirliyor fakat zamanı algılayışımızın çok azı doğa tarafından belirleniyormuş. Bu durumda saatlerimizi nasıl dolduracağımıza karar vermekte özgürüz – hatta istersek yaşamın ritmini nasıl algılayacağımızı bile kendimiz seçeriz.

İnsanların çoğu için zaman, bir biçimde, onların dışında akabiliyor. Aslında zamanın kişiyle bir ilgisi yok. Zaman basitçe vardır ( ya da yoktur ) ve kişinin de zamana uyum sağlaması gerekir.

“Zaman yaşamın hammaddesidir” demiş Amerikalı mucit ve devlet adamı Benjamin Franklin

“Özellikle günümüzde” zamanla olan tek şey sanki zamanın bir türlü yetmediği… Oysaki saatler ve yıllar açısından bakıldığında, eskisinden daha zengin insanlarız. Bizden önceki kuşakların bu kadar çok boş vakti ve bu kadar uzun bir ortalama ömrü olmamıştı. Yine de dünyada pek çok kişi zamanının yetersizliğinden yakınıyor. Gerçi yakınanların sayısı da illa ki kişilerin hayatında olup bitenlere ve ne yaptığına göre de değişiyordur.

Amerikalı edebiyatçı Joyce Carol OATES otuz yıl kadar önce “ Zaman içinde var olduğumuz unsudur” diye yazmış. “Ya zaman bizi taşır, ya da içinde boğuluruz.”

Bu görüş hemen hemen her gün kesinleşiyor. Bugün dünyada bazı toplumlar daha önce hiç olmadığı kadar, her bir saatten yararlanma fikrine kilitlenmiş durumda. Böylece yaşamın temposu gittikçe daha fazla, çoğu kez dayanabileceğimiz sınıra kadar artıyor.

Kendi algılamamızı ve dikkatimizi eğittiğimizde, zaman duygusunu da dönüştürebilir, zamanın girdabı içinde boğulma korkusunu geride bırakabiliriz.
Yüzmeyi öğrenmek ve kendimizi zamanın ırmağına taşıttırmak bizim elimizde

Bir zamanlar zamanı istediğim gibi şekillendirmekle ilgili sıkıntısı olan ve şimdi bunu tersine çevirmek için gayret eden ve olumlu sonuçlar alan biri olarak; Zamanı nasıl daha efektif ( verimli ) bir biçimde yönetebileceğimiz konusunda bazı tavsiyelerde bulunmak isterim.

Bunun için, öncelikle dengeli ve farkındalıklı bir yaşam stilimizin olmasının, işimizi kolaylaştıracağını söylemeliyim.

Unutmayalım ki iş ve eğlence arasındaki dengeyi korumamız, zamanımızı etkili kullanmamızı gerektirir. Bazen bizi çelişkide bırakan önemli, acil, önemsiz, acil olmayan ayrımını da yapmalı dolayısıyla enerjimizi yok yere tükettiğimiz durumları ortadan kaldırmalıyız. Acil ama önemsiz konular üzerinde gereğinden fazla vakit kaybedip kaybetmediğimizi iyi düşünelim. Zamanımızın çoğunu, önemli olduğunu varsaydığımız acil şeylere tepki vererek geçirmeyelim. Acil konular genellikle gözle görülür. Üstümüzde baskı oluştururlar. Bizi hemen harekete geçmeye zorlarlar. Tam karşımızdadırlar. Çoğu kez bunu başkaları bizden ister, başkalarının beklenti ve önceliklerine dayanır. Acil işler bizi etkisi altına alır. Önem ise sonuçlarla ilgilidir. Bir şey önemliyse, işinize, değerlerinize, öncelikli hedeflerimize katkıda bulunur.

“En önemli şeyler, asla en önemsizlerin insafına bırakılmamalıdır.” GOETHE

ABD eski başkanı Dwight D. Eisenhower’ın geliştirdiği bu matris, bir koordinat sistemini “acil – acil değil” ve önemli – “önemli değil” olmak üzere 4 çeyreğe bölerek, yapılması gereken işlerin bu şekilde kategorilendirilip buna göre önceliklendirilmesine dayanır.

Krizlerde önlem almalı, çözüm bekleyen konularda üretme yeteneğimizi kullanmalı, belli bir sürede tamamlanması gereken projelerde planlama yapmalı, yeni fırsatları görmeli, gerekli ilişkileri kurmalı ve sonunda dinlenmeyi de ihmal etmemeliyiz. İşte bunlar önemlidir.

Zaman yönetimi konusundaki düşünme tarzımızın önceliklere göre örgütlenip uygulamaya geçmek şeklinde olması, iyi bir fikir olabilir.

Aslında önemli olan zamanı değil, kendimizi yönetmektir. Vizyon, disiplin, denge, denetim, öngörü ile etkili bir zaman yönetimi yapmak zor olmayacaktır. Dolayısıyla istediğimiz her şey için aslında yeteri kadar zamanımız olduğunu anlayacağız.

Zamanımızı etkili bir biçimde yönetmenin birçok yolu var elbette, bunlardan önerebileceklerimin başında;

• Rutinlerinizin olması gelir. Bu mutlaka olmalı… Zira alışkanlık durumuna gelen şeyler bir süre sonra bizi etkisi altına alıp öz disiplin edinmemizi sağlar.
  Ve tabii ki bu durum bizim uzun vadede oldukça işimize yarar. Mesela yeme içme saatinizden, sosyal medyaya ayıracağınız vakte kadar her şeyin düzgün bir sıra halinde ilerlemesi, okul ya da iş hayatı ile özel hayat dengenizi kurmanızı kolaylaştırır. Hayatınızda hep olmasını istediğiniz ve zaman ayıramadığınız şeyleri düşünün.
  “Rutinleştirin!” ve “Hep zaman yaratmış olun!”
• Planlama yapmak ise azımsanmayacak kadar önemlidir. Takip eden günü, öncesinde planlamak zaman kaybını önler. Planlama yaparak daha hızlı ve kolay organize olursunuz. Burada amaç, dikkat etmeniz gereken şeyi baştan görmek ve düşüncelerinizi gerçekten önemli olana kanalize etmektir. Planlama yaparak neden böyle bir şeyi istediğinize de odaklanmanız kolay olur.
  Planlamanızı küçük zaman dilimlerinden başlatıp ilerlerseniz ( günlük, haftalık, yıllık şeklinde ) ve işlerinizi küçük parçalar haline bölerseniz gözünüzde büyümez. Plan çok katı olmamalı.
  Bir bütünlük içinde, mümkünse yazılı olmalı. Yani hep bir ajandanız olmalı!
• Günün ilk yapacağınız işi, hani o gözünüzde çok büyüyen, hep ertelediğiniz, e birazda gözünüzü de korkutan işi olmalı. Yapın kurtulun. Bu gözünüzde büyüttüğünüz belki de sizi korkutan işi gerçekleştirmiş olmak devam etmeniz için hızınızı artıracak, enerji ve motivasyon kazandıracaktır.
• İşlerinizi gruplandırın; İşlerinizi kategorize etmek de zaman kaybını önler ve büyük resmi daha net görmemizi sağlar.
• Bazı işlerinizi delege edin; İşlerinizi delege etmek zaman kazandırabilir evet! Ancak kontrol her zaman sizde olmalı, bu sorumluluk gerektirir. Zira delege ettiğiniz işin sorumluluğunu almazsanız o iş istediğiniz gibi sonuçlanmadığında en çok kaybedeceğiniz şey zamanınız ve enerjiniz olur.
• Çalışmalarınızda konsantrasyonunuz dağıldığı anda zorlamamalı ve hemen mola vermelisiniz. Aksi boşuna zaman kaybı olur. Hemen mola vermek ile zihinsel çevikliğiniz artabilir, daha enerji dolu ve yenilenmiş hissedebilirsiniz. Mesela sevdiğiniz bir müziği dinleyebilir, bir şeyler atıştırabilir, gözlerinizi kapatabilir ya da dışarda bir manzaraya bakabilirsiniz. Daha iyi bir performansla işe döneceğinizden emin olun!
• Pareto Analizi denilen bir prensip de vardır ki; aynı zamanda 80/20 kuralı olarak da bilinir. Bu prensip işlerimizin %80’inin %20’lik zamanda tamamlanabileceğine dayanır, kalan %20’lik görevler zamanımızın %80’ini alacaktır. Yani çalışmalarımızın %20’si başarılarınızın %80’ini oluşturur. Bu prensip son zamanlarda zamanınızı nereye harcadığınızı analiz etmede kullanışlı bir araç olabilir. Ve zamanınızı daha efektif kullanmak için nereye harcamanız gerektiğini anlamanızı sağlayabilir. Bu ilke, çalışanları her bir görevi tamamlamak için daha az zaman tüketmeye, daha sade ve kolay yollar aramaya yönlendirir.
• Unutmadan söylemeliyim ki “hayır” demeyi de bilmelisiniz. Bu her zaman negatif bir anlam taşımaz. Bazen sizi boğan, son dakikada aslında sizin onay verdiğiniz işler olabilir. O işlere de nazikçe hayır demek zaman yönetimi yaparken psikolojik olarak da oldukça iyi gelecektir. Günün sonunda önemli olan siz ve sizin işleriniz olabilir ve bu aslında “dolaylı olarak” hiç de bencilce değildir. İçine doldurulacak çok şey olduğu zaman, günün yüzlerce cebi vardır. Friedrich Nietzsche