Organizasyonel Mükemmellik

   10.05.2022 | İlker Dikmen
   gembaakademi.com

Organizasyonel Mükemmellik

Organizasyonel Mükemmellik için; kelime anlamı olarak Organizasyon için; ortak hedef yada hedefleri olan bireylerin oluştuğu toplumsal bir yapı, örgüt yada teşkilat diyebiliriz.

Mükemmellik ise hiçbir eksiği ya da kusuru olmayan anlamı taşır.

Bu durumda Organizasyonel Mükemmellik aslında bir hedef durum göstergesi olarak yorumlanabilir. Yani bir amaç için bir arada çalışan ekiplerin; tıpkı insan vücudunda bulunan 78 organın gerçekleştirdiği gibi kusursuz bir uyumla hareket etmesi, potansiyel problemlerde semptomlar göstermesi ve bu semptomlar için bir eylem planına sahip olması gerekir.

Peki bunu nasıl sağlayacağız? Tabi ki mükemmele yolculuk hiçbir zaman tamamlanmayan değişen koşullar ve hedeflerle kendini güncelleyen bir süreçten ibarettir. Bu sürecin başarısı onu oluşturan temel öğelerin yönetimi ile ilişkilidir.

Strateji ve Hedefler

Strateji, organizasyonun gelecekteki yönünü belirleyen eylem planıdır, organizasyonun sürekli güncellenen hedeflerle yönetilmesini sağlar. Organizasyonlar; sürekli politikalar, planlar, hedefler ve süreçler geliştirir ve bunları stratejiyi uygulamak için kullanır. Organizasyonu oluşturan bireyler ve müşterilerin (mevcut ve potansiyel) ihtiyaç ve beklentileri, performans ve yeteneklerin anlaşılmasını sağlayan stratejiler, kuruluşun başarısının sürekliliğini destekler.

Hedeflerle Yönetim; organizasyonun başarısı için kilit önem taşır. Hedefler ve bazı durumlarda onların kırılımlarından oluşan alt hedefler mümkün olan en yüksek frekanslarda takip edilmeli ve yine aynı mantıkla değişen koşullarla birlikte güncellenmelidir.

Çoğu insan; gücü olmadığı için değil, hedefi olmadığı için yol alamaz. (Cihan Akyol)

Liderlik

Vizyoner liderler organizasyonun geleceğini şekillendirir. Yönü belirlerler, net ve görünür değerleri teşvik ederler. Mükemmel organizasyonların liderleri, mükemmelliğe ulaşmak için stratejiler, sistemler ve yöntemler geliştirir. Organizasyonda yeniliği teşvik eder ve bilgi ve yetenekler oluştururlar. Yaratıcılıklarını, katılımlarını, gelişimlerini ve öğrenmelerini teşvik ederek insanlara ilham verir ve motive ederler.

Organizasyonel Lider davranışlarının rol model olarak alınacağının bilinciyle davranır, kendisi olmadığında da sistemin kusursuz çalışması üzerine strateji kurar.

Her ne kadar prosedürler süreçlerde süreklilik için çalışıyor olsa da öngörülmemiş aksaklıklara da hazır olmak gerekir. Liderlik yine öngörülmemiş normal dışı durumlarda karar mekanizması olarak çalışır. Organizasyon bu gibi normal dışı durumları eylem planı ile birlikte kendi hafızasına kaydeder. Artık bir sonraki seferde alınacak aksiyon bellidir.

Görev / Rol Dağılımı

Organizasyonu oluşturan tüm bireylerin iş sorumluluklarını, yetkilerini ve ilgili hedeflerini anlaması ve kabul etmesi gerekir. Karar verme ilkeleri ve sınırları olabildiğince keskin ve net olmalıdır. Çalışanların sorumluluk düzeyinin yetkinlikleriyle, kendilerine verilen yetkilerle ve imkanlarla uyumlu olmasını sağlamak esastır.

Görev paylaşımı, organizasyonda kısa ve uzun süreli eksiklik durumlarını da içermelidir;

Beyin korteksinde her organ için ayrılmış bir alan vardır. Organlardan herhangi birisi işlevini yitirdiğinde komşu bölgeleri kullanan organlar boşa çıkan alanları işgal eder ve bu sayede kendi yetkinliklerini arttırırlar. Bu şaşırtıcı eylem çoğunlukla eksik olan işlevin telafisini sağlamaya yönelik olur. Örneğin göz işlevini kaybettiğinde işitme ve dokunma duyuları kendilerini geliştirerek yaşam faaliyetlerinin devamı için görmeden kaynaklı eksikliklerin etkilerini azaltırlar.

Şekil-1 Görme duyusundan gelen veriler ortadan kalkınca, kortekste görme alanı yerini diğer duyulara bırakır.

Risk Yönetimi

Organizasyonel Mükemmellikte risk yönetimi süreç tasarımları aşamasında başlar. Gözden geçirmeler periyodik aralıklarla planlanacağı gibi gerçek vakalar ve ramak kala’lardan hareketle potansiyel riskler üzerinden gerçekleşir.

Risk Yönetimi; iç ve dış yakın ve uzak zamanlı tehditleri (potansiyel problemleri) ve eylem planlarını içerir.

Sağlıklı bir risk analizi için öncelikle Standart İş esastır. Görev ve uygulamalar kişilerden bağımsız bir şekilde tanımlanır ve değişen koşullara göre güncellenir. Standart İş sadece risk analizi için değil aynı zamanda Sürekli İyileştirme faaliyetleri için de gerekli zemini hazırlar.

Şekil-2 SWOT Analizi örneği

Sürekli İyileştirme

Yaklaşık 12.000 yıl önce insanlar avcı toplayıcı yaşam modelinden yerleşik hayata geçerek tarım devrimini gerçekleştirdi. Tarım devriminden yaklaşık 6000 yıl sonra yazı bulundu ve ilk kurumsal yapılar oluşturuldu. Günümüzden yaklaşık 200 yıl önce ise Endüstri Devrimi gerçekleşti ve insanlar tarlalardan sanayi alanlarına geçiş yaptı.

Bütün bu büyük gelişmeler popülasyonun ihtiyaçlarına yönelik küçük gelişmelerin sonucunda oluştu. Bu gelişmelere uyum sağlayan gruplar ayakta kalırken diğerleri tarih sayfalarından silindi yada hiç yer almadı. Daha dikkat çekici olan ise yenilikte öncü olan organizasyonlar bile değişen koşullara uyamadığında önce konumunu sonra her şeyini kaybetti.

Tarih boyunca birey ve organizasyonların gelişim ve yeniliklere karşı tutumları rakipleri arasındaki konumunu belirledi. Sürekli İyileştirme kültürünü içselleştirmiş organizasyonlar rekabetçi koşullara direnerek varlığını ve gücünü korumayı başardı.

Sürekli İyileştirmeler; zamanında sevkiyat, düşük maliyetler ve artan müşteri memnuniyetini sağlamanın kanıtlanmış en etkili ve kalıcı metodu olarak tüm dünya tarafından benimsenmiştir. Sağlıklı bir organizasyon; onu oluşturan bireylerin sürekli iyileştirme faaliyetlerine katkısı ile büyür gelişir ve ayakta kalır.

Organizasyonel Mükemmellik yolculuğunda üzerinde durduğumuz 5 temel yapı taşı işleyişinde zaman zaman bir karar mekanizmasına ihtiyaç duyulur. Karar mekanizması karar verici yada karar vericiler yerine verilere dayalı analitik bir yapı olmalıdır. Bu durumda mutlu bireyler başarılı bütünü oluştururlar.