En Kötü Plan Bile Plansızlıktan İyidir

28.07.2021 | Özge Soysal
gembaakademi.com

En Kötü Plan Bile Plansızlıktan İyidir

İşletmecilikte her temel fonksiyonun başarı sağlaması için mutlaka iyi bir planlama önerilir.

Zaten planlama da yönetim işlevinin ilk ve en önemli adımıdır. Nereye gideceğinize, neyi, nasıl ve ne zaman yapacağınıza önceden karar vermelisiniz, ancak bu kararın da doğru olması ya da doğruya çok yakın gerçekleşmesine özen gösterilmelidir ki bu da planın başarısının göstergesidir.

İnsan kaynakları yönetimi açısından bakıldığında, diğer işletme fonksiyonlarına göre planlama sürecinin çokta kolay işlemediğini söylemek lazım. Bunun ilk sebebi, elbette ki insanın tanımında ve tanınmasındaki zorluklardır. Çünkü bilirsiniz ki insan, işletmede diğer girdiler gibi belirli ölçü ve standartlara kolaylıkla adapte edilemez, sipariş verilemez, kalitesini ölçmek sanıldığı kadar kolay değildir ve onun maksimum kapasitede çalıştırılması bir makine gibi programlanamaz. Böyle olunca insan kaynaklarının planlamasını yapmakta uzmanları çok zorlamaktadır. Bütün engellere karşın insan kaynakları yöneticileri ve uzmanları tıpkı üretim, finans veya pazarlama bölümleri gibi bir planlamaya girerler ve üstelik diğer fonksiyonlarla da bir bütünlük içinde bu çabalarını gerçekleştirirler.

İnsan kaynakları planlaması mevcut durumdaki insan kaynakları kapasitesini değerlendirme ve gelecekte beklenen işgücü arz – talebini önceden tahmin etme sürecidir. Bunun amacı şirketlerin stratejik hedeflerine ulaşmayı sağlayacak insan kaynakları planları üretmektir.

İnsan kaynakları planlaması temelde insanın şirket için önemli bir kaynak olduğu fikrine dayanır. İnsan kaynakları planlaması, işletmeler açısından verimliliği dolayısıyla karlılığı da etkileyen en önemli unsurlardan biridir. Çünkü üretim süreçlerinin temel girdilerinden biri insan gücüdür. Bu açıdan bakıldığında üretim sürecinin planlanmasında bu süreçte ihtiyaç duyulacak çalışanların planlanması da bir zorunluluktur.

İnsan kaynakları yönetiminde başarının ilk ve en önemli koşulu işletme için gerekli ve yeterli çalışan gereksiniminin ve ondan nasıl yararlanılacağının önceden düzenli ve bilinçli olarak saptanmasıdır. ”En kötü plan bile plansızlıktan iyidir” ilkesini benimseyen her işletme kendi koşullarına ve olanaklarına uygun düşen işgücü planlamasını yapar.

Ancak hazırlanan bu plan ile işletmenin diğer işlevlerini ilgilendiren planların birbirini bütünlemesi gerekir. Örneğin, üretim planlarında kapasitenin yükseltilmesi öngörülüyor ise, buna paralel olarak işgücü kapasitesinin de arttırılması planlanmalıdır.

İşletmede her değişme ve gelişme, özellikle yeni yatırımlar yeni işgücü gereksinmeleri doğurur. Bu nedenle hazırlanan yatırım, finans ve pazarlama planlarının başarısı bu işlevleri yürütecek nitelik ve nicelikte personelin bulunması, yetiştirilmesi ve hizmete sokulmasıyla, yani işgücü planlarının diğer planları tamamlayıcı nitelikte hazırlanmasıyla olanak kazanır.

İnsan Kaynakları Planlaması, bir organizasyonun personel ihtiyacının tahmini ve bu ihtiyacın giderilmesi için gerekli faaliyetlerin basamaklandırılmasıdır.

Bu sürecin sonunda, şirket amaçlarına ulaşmayı sağlayacak gerekli niteliklere sahip ve gerekli sayıda çalışanın, gereken zamanda tedarik edilmesini sağlayacak hareket programının oluşturulması amaçlanır.

İnsan Kaynakları Planlaması doğrudan örgütsel planlama ile ilişkilidir.

Amaç ve planların oluşturulmasının ardından organizasyonel yapı belirlenir ve hangi kademede hangi fonksiyona bağlı iş gücünün gerektiği saptanır. Hiyerarşik kademelerdeki yöneticiler çalışma alanlarındaki insan kaynağı gereksinmesinin belirlenmesi konusunda birincil veri kaynağını oluştururlar.

İnsan Kaynakları Planlaması, dinamik ve devamlı bir süreçtir.

Kişiler, işler, zaman ve para sürecin temel bileşenlerini oluşturuyor.

İnsan Kaynakları Planlaması, temelde organizasyondaki stratejik yönetim kararlarından ve çevresel belirsizlik koşullarından etkilenir.

Bu planlama kısaca doğru zamanda doğru kişilerin istihdam edilmesini sağlama süreci olarak tanımlanabilir.

İnsan Kaynakları Planlaması, bir organizasyonda bazı işlevleri üstlenmelidir: 

• İnsan kaynağının etkinliğini arttırmak
• Personel faaliyetleri ile organizasyonel amaçlar arasındaki uyumu etkinleştirmek
• Yeni personel istihdamında ekonomiklik sağlamak
• İnsan Kaynakları Yönetimi bilgi sisteminin personel faaliyetleri ve diğer organizasyonel bilgi birimleri beslemesini sağlamak
• Personel bulmak ve seçmek, kariyer planlaması gibi diğer İKY faaliyetlerinin koordinasyonuna yardımcı olmak.

İnsan kaynakları departmanının gelecekteki insan kaynağı ihtiyacını tahmin etmesi ve bu ihtiyacı karşılayacak kaynakların, bu kaynakları değerlendirme yöntemlerinin ortaya konması İnsan Kaynakları Planlamasının iki temel boyutunu oluşturur.

İnsan Kaynakları Planlamasının bir organizasyon açısından önemini;

• İşgücü ihtiyacındaki daralmaları önceden görerek ihtiyaçların buna göre karşılanmasını sağlamak
• İşgücünün bilgi ve becerisinden optimum verimliliğin elde edilmesini sağlamak
• İhtiyaç duyulan spesifik işgücü niteliklerini ortaya koymak
• Tüm organizasyonel kademelerde insan kaynakları yönetiminin etkinliğini arttırmak şeklinde özetleyebiliriz.

Buradaki tanımlarda belirtilen faaliyetler istihdam planlaması olarak da adlandırılabilir aslında ve gelecekte eleman ihtiyacı gösterecek pozisyonların analizine dayanarak gerekecek eleman özelliklerini, sayısını ve temin kaynaklarını ( iç veya dış ) ortaya koyan planlar formüle etme süreci biçiminde tanımlanabilir.

İnsan Kaynakları Planlaması süreci içinde, gelecekteki işgücü ihtiyacının organizasyon büyüklüğüne, temel iş gruplarının gerektirdiği becerilere ve bütünsel olarak organizasyonel ihtiyaçlara göre tanımlanması, analiz ve uygulamayı kolaylaştırmak amacıyla çalışana ilişkin verilerin diğer karar destek sistemlerine girdi oluşturacak biçimde düzenlenmesi gerekmektedir.

Bildiğimiz gibi işgücü kaynağı üretimin gerçekleştirilmesinde işletmelerin vazgeçemeyecekleri bir üretim faktörüdür. Ancak bu faktör işletme için aynı zamanda bir maliyet ögesidir. Zira işletmeler bir yandan insan gücüne mutlak gereksinim duyarken, öte yandan işgücünün maliyetleri arttırmasından yakınırlar.

Bu durumda gerçek işgücü gereksinmeleri ile işgücü maliyetlerini dengede tutacak optimal işgücü kullanma noktasını çok iyi ayarlamak lazım.

Bu dengenin iki şekilde bozulduğu görülür çoğu kez; ya aşırı ölçüde personel çalıştırılmasıdır ki, bunun giderleri arttıracağı ve yetki çatışması dahil bir çok sorunlar yaratacağı açıktır.

Ya da işletmenin gerçek işgücü gereksinmesi karşılanmadığı zaman ortaya çıkar.

Bu durumda üretimin düşmesi ya da mevcut işgücünün aşırı zorlanması ve moral düşüklüğü kaçınılmaz olacaktır.

Görüldüğü gibi bir işgücü planlaması söz konusu problemlerle karşılaşmamak bakımından oldukça gerekli olup gerçek işgücü gereksinmesinin nitelik ve niceliği önceden açıkça ortaya konmalıdır.

Planlama çalışmaları hazırlanırken yakın ve uzak gelecekteki işletmenin gelişme potansiyeli göz önünde bulundurulur, ortaya çıkan yeni işler saptanır; ve bu işleri yürütebilecek yeterlikte ve yetenekte çalışanların nereden, nasıl ve ne zaman sağlanabileceği belirlenir; işe alma, eğitme, geliştirme, yükseltme, değerleme ve ücretleme programları işletmenin saptamış bulunduğu planlar doğrultusunda hazırlanır.

İşgücü planlamasında izlenecek ilke ve politikanın önemli bir yeri vardır. Örneğin çalışan gereksinmesini karşılamak gerektiğinde öncelikle iç kaynaklara mı başvurulacak, yoksa dış kaynaklar mı yeğlenecektir? İşletme de çalışanlarda aranan özellikler yaş, cinsiyet ve eğitsel düzey bakımından ne olacaktır? Söz konusu işte verimlilik alınamayan personeli başka işlerde denemek mi yoksa doğrudan işine son verme yoluna mı gitmek? Bu gibi durumlarda verilecek kararlar ya da hazırlanacak plan çalışmaları, şüphesiz işletmenin daha önce ilkelerini belirlediği personel politikası doğrultusunda gerçekleşecektir.

Bir insan hiçbir zaman, nereye gittiğini bilmediği zamanki kadar uzun yol gidemez*

Ref. Randall S. SCHULER, Managing Human Resources