Toplantı Adabı

07.10.2021 | Prof. Dr. Aysun Yılmazlar
gembaakademi.com

Toplantı Adabı

Sağlıkçıların hastanede iş süreçleri ile ilgili veya geleceğe yönelik alacağı stratejik kararların konuşulduğu toplantılar yönetilmesi gereken konulardan biridir. Çünkü pek çok sağlıkçı bu toplantıların fazlalığından ve iş temposu içerisinde bu toplantılara katılımda çektikleri zorluklardan yakınmaktalar.

Haklı mı haksızlar mı yazmak istiyorum bu yazımda.
Toplantı çağrısının sebebinin niteliği çok önemlidir. Kalite yönetim sistemi gereği zorunlu bir toplantı mıdır ? Yoksa acil bir konu nedeniyle mi toplantı çağrısı yapılacaktır? Her ikisinin sebebi reddedilemez. Toplantı şart olmuştur.

Toplantı davetleri artık elektronik yapılmaktadır. Yani tarih, saat, yer, gündemin ve katılımcıların belli olduğu, bir önceki toplantı kararlarının da gönderildiği ve on beş dakika önce sinyal sistemleri açıksa katılımcıyı uyaran bir davet sistemi güncel bir davet sistemidir.

Davet edilen saatte davet edilen yerde olmak önemli bir noktadır, çünkü toplantı süresin verimli kullanılması açısından çok önemlidir.
Özellikle içinde bulunduğumuz pandemi koşullarında toplantı süresinin uzamaması katılımcıların sağlığı için önemlidir. Ayrıca oturma planı sosyal mesafeyi dikkate alınarak gerçekleştirilmeli, yiyecek içecek ikramı olmamalı, havadar ortamda gerçekleştirilmelidir.

Toplantı açılışını yapan başkan bir önceki kararları gözden geçirir. Karar sahiplerinin sunumları dinlenir. Ardından gündeme geçilerek, oybirliği veya oy çoğunluğu ile kararlar alınır. Alınan kararların mutlaka sorumlusu, termini kayıt altına alınmalıdır. Toplantı gündem maddelerine çıkılmamalı, ek gündem maddeleri önerileri toplantı başında alınmalıdır.

Kayıtlar elektronik ortamda yapılmalı ve tüm katılımcıların göreceği şekilde projeksiyon eşliğinde yapılmalı, toplantı sonunda alınan kararlar raportör tarafından okunmalı, en geç ertesi gün kararlar tüm katılımcılara elektronik ortamda iletilmeli, akabinde arşivlenmelidir.

Verimli bir toplantının hastaneye sağladığı katkı çok değerlidir. Tüm sağlıkçıları çalışma kültürü bu yönde iyileşmeli ve dönüşmelidir. Çünkü tek değişmeyen değişim olan dünyamızda sistem içinde olmak isteyen her sağlıkçı bunu dikkate almalıdır.