Toplantılar Gereksiz Midir?

03.06.2021 | Prof. Dr. Aysun Yılmazlar
gembaakademi.com

Toplantılar Gereksiz Midir?

Evet toplantılar gereksizdir. Yalın bakış ile çalışanların zaman israfıdır. Günümüzde “zaman”ın ne kadar değerli olduğunu hepimiz biliyoruz.

Sizlere bu yazımda bir toplantı nasıl bir çalışanın zaman israfına sebep olur ve gereksizdiri açıklamaya çalışacağım:

Eğer toplantının konusu, gündemi, bir önceki toplantı kararları yok ise,

Eğer toplantının davetinde moderatör (başkan), sekreterya, katılımcılar, konuşmacılar, tarih, saat ve yer belirlenmemiş ise,

Eğer davet herkese ulaşabilecek ve anlaşılabilecek şekilde gerçekleşmemiş ise,

Eğer toplantı yeri için ilgili yerden rezervasyon yapılmamış ise,

Eğer toplantı salonu ısı, aydınlık, oturma şekli, güvenlik, sunum araç ve  gereçleri, gerekiyosa ikram vs. açısından hazır değil ise,

Eğer katılımcılar gündem maddelerine göre hazırlıklı gelmezler  ise,

Eğer toplantı belirlenen saatte başlamayıp, olağanüstü gündem dışı bir madde eklenmediği taktirde belirlenen saatte bitmez ise,

Eğer moderatör gündem konusunun dışına çıkıldığında toplantının odaklanmasını sağlayamıyor ise,

Eğer moderatör tek kişinin konuşmasını ve dinlenilmesini sağlayamıyor ise,

Eğer moderatör görgü kuralları çerçevesinde toplantının idamesini sağlayamıyor ise,

Eğer alınan bir kararın gerçek sorumlu/sorumlularını tayin edip termin alınmamış ise,

Eğer bir sonra ki toplantı tarihi belirli değil ise,

Eğer toplantı katılımcıları yarıdan fazla katılım göstermezler ise,

Eğer toplantı katılımcıları bu toplantıya göre ajandalarını yönetmezler ise,

Eğer toplantı katılımcıları bir önceki toplantıda alınan kararlar doğrultusunda verilen sorumlulukları yerine getirmezler ise,

o toplantı bir çalışanın  başta zaman israfına sebep olur ve o toplantı verimsizdir.

Her bir “Eğer “ ile başlayan cümlelerde yalın düşüncenin sekiz israfını görebiliyor musunuz? Gereksiz iş ve işlemler, gereksiz hareket, bekleme, taşıma, stok, insan yeteneği israfları ve hatalar olmak üzere aşikar değil midir?

Verimli toplantı geçirmek için “Eğer “ ile başlayan cümlelerdeki israflara yol açmayalım. Her bir çalışanın en önemlisi zamanından israf etmeyelim.