İK Süreçlerinin Dijitalleştirilmesi

İnsan kaynakları süreçlerinin manuel olarak yürütülmesi; zaman kaybı, veri dağınıklığı ve iletişim kopuklukları gibi pek çok sorunu beraberinde getirir. İzin taleplerinden işe alım süreçlerine, performans değerlendirmelerinden raporlamaya kadar birçok işlem farklı platformlarda ve takip sistemlerinde ilerlediğinde, hem çalışan memnuniyeti hem de operasyonel verimlilik olumsuz etkilenir.

Gemba Akademi olarak, dijital dönüşüm kolumuz Gemba 360 ile birlikte İK süreçlerini yeniden tasarlıyor ve uçtan uca dijitalleştiriyoruz. Microsoft Power Platform araçları (Power Apps, SharePoint, Power BI) sayesinde kurumlara özel, entegre, kullanıcı dostu ve izlenebilir sistemler kuruyoruz. Böylece operasyonel yükü azaltıyor, İK’nın stratejik rolünü daha görünür hale getiriyoruz.

Dijitalleştirme çalışmaları sadece teknolojik bir dönüşüm değil, aynı zamanda kültürel bir dönüşümdür. Hazırladığımız çözümler, İK ekiplerinin işlerini kolaylaştırırken çalışan deneyimini de geliştirir. İK departmanları, veriyle konuşan ve süreçlere değer katan bir yapıya kavuşur.

Neden Dijital IK süreçleri?

✅ Tek merkezden yönetilen entegre sistemler

Tüm İK süreçlerinin tek bir platform üzerinden yönetilmesi; veri bütünlüğü, kontrol kolaylığı ve tutarlı iletişim sağlar. Böylece farklı dosya, e-posta veya form sistemleri arasında zaman kaybı yaşanmaz.

✅ Kağıt ve e-posta trafiğini ortadan kaldıran süreçler

İzin formları, özlük belgeleri veya değerlendirme dökümanları artık fiziksel arşivlerde kaybolmaz. Dijital sistemler, onay süreçlerini otomatikleştirerek hem zamandan tasarruf sağlar hem de çevreci bir çözüm sunar.

✅ Zaman ve maliyet tasarrufu

Manuel işlemlerle geçen süreler, dijitalleşmeyle birlikte büyük ölçüde kısalır. Operasyonel maliyetler azalırken, İK ekipleri daha stratejik konulara odaklanma fırsatı bulur.

✅ Şeffaf, izlenebilir ve analiz edilebilir veriler

Her işlem kayıt altındadır ve geriye dönük takip mümkündür. Aynı zamanda yöneticiler, Power BI gibi araçlarla anlık raporlar alabilir, KPI’ları izleyebilir ve kararlarını veriyle destekleyebilir.

✅ Kuruma özel, esnek ve ölçeklenebilir çözümler

Her kurumun süreçleri ve ihtiyaçları farklıdır. Geliştirdiğimiz çözümler, sizin yapınıza ve büyüme planlarınıza uygun şekilde özelleştirilebilir ve ileride kolaylıkla genişletilebilir.

Power Platform ile Dijitalleştirilebilecek İK Süreçleri

Microsoft Power Platform araçları sayesinde insan kaynakları süreçleri hem daha hızlı hem de daha kontrollü bir şekilde yönetilebilir hale gelir. Power Apps ile özelleştirilmiş formlar ve mobil uygulamalar geliştirilebilirken, Power Automate ile onay akışları otomatikleştirilir, SharePoint dokümanların güvenle saklandığı merkezi bir alan sunar. Power BI ise tüm bu süreçlerin analiz edilmesini ve karar destek sistemleriyle güçlendirilmesini sağlar. Bu sayede İK ekipleri, operasyonel iş yükünden kurtularak daha stratejik ve değer yaratan alanlara odaklanabilir.

izin talep ve onay

Dijital izin talep ve onay sistemleri, manuel ve zaman alan süreçlerin yerini alarak insan kaynakları operasyonlarını çok daha hızlı, şeffaf ve verimli hale getirir. Çalışanlar, mobil cihazları ya da bilgisayarları aracılığıyla birkaç tıklamayla izin taleplerini oluşturabilir; yöneticiler ise bu talepleri Power Apps ve Power Automate gibi platformlar üzerinden anlık bildirimlerle inceleyip onaylayabilir. Bu sistem, hem çalışan memnuniyetini artırır hem de yöneticilerin karar alma süreçlerini hızlandırır.

📄 Manuel belge trafiğini ortadan kaldırır

🕑 Onay süreçlerini hızlandırır ve standartlaştırır

📱 Mobil ve masaüstü erişimi sayesinde esneklik sağlar

🔔 Yöneticilere otomatik bildirim göndererek gecikmeleri önler

📊 İzin geçmişi ve raporlamalar için merkezi veri sunar

🙂 Çalışan memnuniyetini ve süreç şeffaflığını artırır

📅 İş gücü planlamasında doğru ve güncel veri sağlar

Personel Özlük Dosyaları

Personel Özlük Dosyaları dijital ortama taşındığında, hem yasal uyumluluk sağlanır hem de dokümantasyon süreçleri ciddi ölçüde kolaylaşır. SharePoint gibi araçlarla her çalışana özel dijital klasörler oluşturulabilir, bu dosyalar güvenli şekilde saklanabilir ve yetki bazlı erişimlerle yönetilebilir. Gemba360 çözümü sayesinde, personel bilgilerinin manuel takip edilmesi yerine, kolay ulaşılabilir, güncel ve organize bir sistem sunulur.

📁 Kağıt tabanlı arşiv ihtiyacını ortadan kaldırır

🔐 Verilerin güvenli ve yetkili kişilere açık şekilde saklanmasını sağlar

🧾 Tüm belgelerin dijital olarak standart formatta tutulmasını sağlar

📤 Yeni evrak ekleme ve güncelleme işlemlerini kolaylaştırır

📈 Personel verilerine dayalı analiz ve raporlama yapılmasına olanak tanır

🕓 Zaman ve maliyet tasarrufu sağlar

🌍 Lokasyondan bağımsız erişim ve denetim imkânı sunar

İşe Alım ve aday takibi

İşe Alım ve Aday Takibi süreçlerinin dijitalleştirilmesi, hem başvuru deneyimini iyileştirir hem de insan kaynakları ekiplerinin daha sistematik ve hızlı çalışmasını sağlar. Power Apps ile aday başvuruları mobil ya da web platformlardan toplanabilir, Dataverse altyapısı sayesinde tüm veriler güvenli ve standart bir veri tabanında saklanabilir. Gemba 360 çözümü ile mülakat planlamaları, değerlendirme formları ve aday iletişimi gibi adımlar dijital ortama taşınarak, işe alım süreçleri uçtan uca yönetilebilir hale gelir.

📥 Aday başvurularını merkezi bir sistemde toplar

📅 Mülakat planlamalarını kolaylaştırır ve çakışmaları önler

🗂️ Her aday için dijital dosya oluşturur ve süreci kayıt altına alır

🧠 Yetkinlik bazlı değerlendirmelerin dijital ortamda yapılmasını sağlar

📊 Aday süreçlerine dair analiz ve performans raporları sunar

🔄 Farklı departmanlarla işe alım onay süreçlerini entegre eder

📲 Mobil cihazlar üzerinden erişim sağlayarak esnek çalışmayı mümkün kılar

Egitim Takibi

Eğitim Takibi süreçlerinin dijitalleştirilmesi, eğitim planlamasından ölçme-değerlendirmeye kadar tüm adımlarda hem İK ekiplerinin hem de çalışanların daha etkin, şeffaf ve izlenebilir bir sistemle çalışmasını sağlar. Power Apps ile eğitim talepleri, kayıtları ve yoklamaları kolaylıkla toplanabilir; SharePoint veya Dataverse altyapısı sayesinde tüm veriler güvenli, merkezi ve analiz edilebilir bir yapıya kavuşur. Gemba 360 çözümü ile eğitim süreçleri uçtan uca dijital olarak yönetilebilir hale gelir.

✅ Eğitim takvimini merkezi sistem üzerinden oluşturur ve günceller

📝 Katılımcı kayıtlarını dijital formlar üzerinden toplar

📌 Eğitime katılım ve yoklamaları anlık olarak takip eder

📋 Eğitim sonrası sınav, anket ve geri bildirimleri dijital ortamda alır

📈 Yetkinlik gelişimi ve eğitim skorlarını raporlar

📚 Eğitim geçmişine göre bireysel gelişim takibi sağlar

📲 Mobil cihazlar üzerinden erişim sağlayarak saha çalışanlarının katılımını kolaylaştırır

Yetenek Yönetimi

Yetenek Yönetimi süreçlerinin dijitalleştirilmesi, çalışanların yetkinliklerini, gelişim alanlarını ve kariyer yollarını sistematik biçimde takip etmeyi sağlar. Power Apps ile oluşturulan kullanıcı dostu arayüzler, Dataverse altyapısı sayesinde güvenli veri yönetimiyle birleşerek kurumların stratejik yedekleme, gelişim planlama ve performans analiz süreçlerini uçtan uca dijitalleştirir. Gemba 360 çözümü, İK ekiplerinin yetenek envanterini etkin şekilde yönetmesine imkân tanır.

📋 Çalışan yetkinliklerini dijital ortamda kayıt altına alır

🔎 Gelişim ihtiyaçlarını görünür kılar ve gelişim planı oluşturmayı kolaylaştırır

📊 Tüm çalışanlar için yetenek envanteri oluşturur ve güncel tutar

👥 Kritik pozisyonlar için stratejik yedekleme planlaması yapılmasını sağlar

📈 Gelişim aksiyonlarının takibini sağlar ve raporlar

📁 Kariyer yollarını netleştirerek terfi ve atama süreçlerini destekler

📲 Mobil erişim sayesinde yönetici ve İK departmanı tarafından kolayca kullanılabilir

Tüm bu süreçler; izin yönetimi, özlük dosyaları, işe alım, eğitim takibi ve yetenek yönetimi, birbirinden bağımsız modüller olarak ya da tek bir entegre sistem altında yapılandırılabilir. Power Apps, SharePoint ve Dataverse gibi platformlar sayesinde bu uygulamalar arasında kolaylıkla veri akışı ve entegrasyon sağlanarak, İK süreçlerinin bütünsel ve dijital bir yapı içinde yönetilmesi mümkün hale gelir. Bu sayede kurumlar hem verimlilik kazanır hem de insan kaynaklarında stratejik karar alma gücünü artırır.

NAsıl Yapıyoruz?

Gemba 360 olarak, insan kaynakları süreçlerini dijitalleştirirken ihtiyaçlara özel, modüler ve kullanıcı dostu çözümler sunuyoruz. Süreci her kurumun yapısına göre analiz ediyor, uçtan uca tasarlıyor ve Power Platform (Power Apps, SharePoint, Dataverse) altyapısıyla sürdürülebilir sistemler kuruyoruz.

Önce iş süreçlerinizi haritalıyoruz, ardından bu süreçleri dijital ortama taşıyor, entegrasyon ihtiyaçlarını belirliyor ve uygulamayı hayata geçiriyoruz. Mobil erişim, otomatik raporlama ve kullanıcıya özel ekranlarla kurum içi verimliliği ve şeffaflığı artırıyoruz.

Her adımda sade, ölçülebilir ve yönetilebilir sistemler kurarak, insan kaynaklarını stratejik bir avantaja dönüştürüyoruz.